2、首次主持季度会议

2、首次主持季度会议

Nancy被提拔为Marketing Director以后，不仅工作内容增加了，责任也更重大了——除了要带领marketing team做好营销工作以外，还要和其他部门沟通协调。另外，管理层召集的一些会议也开始由她来主持。在这种情况下，Nancy必须督促自己努力调整状态和工作节奏，争取尽快适应新的职责。

Innovo这次的quarterly meeting（季度会议）就由刚刚走马上任为Marketing Department Director的Nancy来主持。进入公司以来，她还从来没有主持过这样正式的大规模会议，心里难免紧张不安。开会前一天的上午，Nancy在办公室里思来想去，就是不确定该怎么掌握这个会议的程序。

她突然间想起来，为什么不向以前经常主持会议的Frank请教一下呢？可是转念一想，Frank现在已经被派回美国了，因为time difference（时差）的问题，人家美国那边已经是深夜了，现在给他打电话显然不太合适。

情急之下，Nancy突然想起Frank之前的assistant，也就是现在调到Sales Department（销售部）的Jennifer。她过去一直在协助Frank准备会议内容和发言稿，对于这个procedure（程序）她一定也很熟悉。想到这里，她赶紧跑到Sales Department求经，Jennifer毫不犹豫地答应了她的要求，马上找出之前的一些会议议程summary（总结）给她copy了一份，还给Nancy强调了其中需要特别注意的地方。Jenniffer告诉她，主持会议最难的部分就是开头，一旦进入议题，接下来的程序就很容易lead and control（引导和掌握）了。一般会议的开头应该包括：

Greet the attendants.

Announce the beginning of the meeting.

Inform attendants of the procedure.

Invite speakers.

Jennifer真是救了急，在她的帮助下，Nancy对于到时候怎么主持就有了自己的想法，心里的石头也算落了地。她悄悄来到会议室，把第二天会议的程序rehearse（排演）了两遍，还考虑到如果出现突发状况该怎么应对，又检查了一下会议室的设备之后，Nancy才离开公司，这时候已经是晚上八点半了。

华灯初上，这个城市的夜晚是如此的美丽，Nancy忘记了一天的疲劳。她走过一家花店，这家店布置得很有特色，一部分是花室，一部分是茶室，中间只用一帘常青藤做分界，客人可以一边品茶，一边嗅着花香。Nancy以前常来这里和朋友打发周末。在夜色的灯火映照中，花室里的植物更多了几分旖旎。她突然想叫闺蜜出来一起喝茶聊聊近况。可转念一想，已经这么晚了，还是不要打扰别人的二人小世界好。单身就是这样的无奈，下班后找不到人倾诉，晚饭也没有人陪着吃。想到这些，Nancy觉得有些失落，决定还是回家好好休息吧！

每次太阳升起，都是新的一天，忙碌也让人忘记寂寞和孤单。

第二天下午，quarterly meeting如期举行，Nancy特别紧张，但由于事前准备充分，她的主持看起来还算自信流畅。

Good Afternoon, everyone. I'll be your hostess for this quarterly meeting. The meeting is now called to order.

According to the agenda, the order of business is as follows:

1. A reading of the minutes from the last quarterly meeting. This will provide you with review of last quarter's achievements.

2. A report from Sales Department Director, Charles Wang, on this quarter's sales. This will present you the problems that we are facing.

3. An overview and discussion of Innovo's proposed public relations campaign, which will be led by Jeff.The proposal is not yet the final version, you can make your comments any time after the overview.

4. A demonstration by the marketing manager of our newest product, with a Q & A to follow. So, please get ready to bring up your questions.

5. The last order of business is VP's summary. He will summarize our work in this quarter.

So, if there are no more questions, let's get started. Betty, could you please begin with the minutes from the last quarterly meeting?

正如Jennifer所说的，一旦议题讨论开始了，接下来的程序就顺理成章了。在别人发言的同时，Nancy还可以思考下一步怎么安排，这样就能够操控会议的节奏了。两个小时的meeting很成功，原定需要讨论的问题都得到了充分讨论。公司领导层也对Nancy的主持非常满意。她简直不敢相信，自己第一次主持这样的大型会议竟然就会这样的顺利。为了感谢Jennifer的帮助，Nancy约她下班后一起吃饭。