掌握电话技巧之 筛选来电 Screening Calls

筛选来电　Screening Calls

有时候，筛选电话是迫不得已的，因为来电要找的人并不是任何时间都方便接电话，尤其是一些不方便接的来电，同事可以帮忙暂时回话。

筛选来电的关键是：无论如何都不能让对方感觉被轻视（putting down）。

⊙Mr.Melvin is not available at the moment.Is there something I can help you with?

梅尔文先生现在不方便（接听您的电话）。有什么我可以帮您的吗？

⊙Can I let him know who’s calling?

我能否让他知道是谁打的电话？

⊙May I ask who is calling?

请问您是哪位？

⊙Mr.Zhang is meeting with a client.Can I tell him who called?

张先生正在会见一位客人。能否告诉我您是哪位，我好转告他？

⊙Ms.Kline is not available.May I take a message?

克兰女士现在正忙，您要留口信吗？

“不方便接听”的含义

电话要找的人如果在办公室但是很忙，或者有重要的事情不容打断，或是他不想接这个电话，都意味着他此时“不方便接电话”（not available）。

⊙I’m sorry Mr.Griggs is not available at the moment.Can I tell him who called?

不好意思，格里格斯先生此刻不方便（接电话）。我能告诉他是谁打的电话吗？

⊙Mr.Liu is currently unavailable.Do you have a number he can reach you back at?

刘先生正忙着。您能留个他可以回电的号码吗？

⊙Ms.Chen is unavailable right now.Can I take a message for you?

陈女士现在不太方便（接电话）。要我帮您带个口信给她吗？

⊙Ms.Clancy is not available to take your call just now.Is there something I can help you with?

克兰西女士这会儿不方便接您的电话。我能帮您做什么吗？

语序

首先告知对方他要找的人现在正忙或者不方便接听电话，然后再问对方的姓名和电话号码（name and telephone number）。否则，对方会对“某人正在忙”有所怀疑。总之，在帮助同事节省时间的同时，不要让来电方有不被重视的感觉。

A：Mr. Castro's office.Marshall Miller speaking.

B：Hello, may I speak to Mr. Castro please?

A：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

B：No, you can't.I have to speak to Mr.Castro.

A：I'll be glad to ask him to return your call if you will leave your name and number.

A：卡斯特罗先生办公室。我是马歇尔·米勒。

B：您好，我能否和卡斯特罗先生通话？

A：不好意思，他现在不方便（接电话）。有什么我可以帮您的吗？

B：不，您帮不了。我必须和卡斯特罗先生讲。

A：请您留下您的姓名和电话号码，我会让他回电话给您的。

重要的电话

如果来电方说他是一个重要人物，或者他真有急事，该怎么办呢？那你可以这样说来弥补：“他吩咐我说，如果是您的电话就可以打断他。”这样还能让来电方感到自己很重要。

A：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

B：No, I have to talk to Castro. This is Paul Shin.Tell him I called and ask him to call me back.

A：Mr. Shin, Mr.Castro asked me to interrupt him if you call.I'll get him for you.

A：对不起，卡斯特罗先生现在在忙。有什么我可以帮助您的吗？

B：不，我必须和卡斯特罗先生讲。我是保罗·希恩。告诉他我打过电话并让他回电话给我。

A：希恩先生，卡斯特罗先生吩咐过我，如果是您的电话，我可以打断他。马上帮您接通。

必须接通的电话

有些重要的电话是不能错过的。记住要把这些人的姓名记下来。

⊙I’m heading off to my meeting now.Please let me know if Margaret Hall or John Stevens calls.

我现在要去开会。如果是玛格丽特·霍尔或约翰·史蒂文斯来电的话，请告诉我。

⊙Please hold all my calls.Don’t interrupt me unless you receive a call from……帮我截下所有的来电，除非是来自……的电话，否则不要打扰我。

总结

不管是方便还是不方便接听的电话，都应当避免让来电方有“吃了闭门羹”的感觉。请来电方留言并保证会回复，即便没能接通电话，来电方也不会有被轻视的感觉。

Words　单词表

certainly当然

currently目前，现在

customer service客户服务

direct line直线

finish完成

hold拿起；保持

interrupt打断

should应该

unavailable不方便，没有空

Phrases　短语表

as soon as……一……就……

as soon as possible尽可能快地

check on检查

should be able to应该可以

go ahead and（do sth）继续做某事

head off（somewhere）离开/前往（某地）

hold all my calls截住我的所有来电

I have to（do sth）我不得不（做某事）

I'll be glad to（do sth）我很愿意（做某事）

leave（name and number）留下（姓名和电话号码）

let sb know让（某人）知道

May I help you?我能帮您吗？

receive a message收到信息

return a call回电话

ship（an order）货运

实景对话1

A：Marshall, I'm heading off to my meeting now. Please hold all my calls.

Please let me know if Margaret Hall or Paul Shin calls. I am expecting their call.My meeting should finish around four o'clock.

B：Yes, Sir.（Phone rings）

B：Mr. Castro's office.Marshall Miller speaking.

C：Hello, may I speak to Mr. Castro please?

B：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

C：No, you can't.I have to speak to Mr.Castro.

B：I'll be glad to ask him to return your call if you will leave your name and number.

C：This is John Taylor from Interview Magazine. Can you have him call me back as soon as possible?My number is 890-555-7875.

B：Certainly, Mr. Taylor.I will be sure he receives you message.

C：Thanks.

B：You're welcome. Goodbye.（Phone rings again）Hello.Mr.Castro's office.

Marshall Miller speaking.

D：Hello.Is Mr.Castro there?

B：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

D：No, I have to talk to Castro. This is Paul Shin.Tell him I called and ask him to call me back.

B：Mr. Shin, Mr.Castro asked me to interrupt him if you call.I'll get him for you.

A：马歇尔，我现在要去开会，帮我截下所有来电，但如果是玛格丽特·霍尔或保罗·希恩来电的话，请告诉我。我正在等他们的电话。我的会议大概4点钟左右结束。

B：好的，先生。（电话铃声响）

B：卡斯特罗先生办公室。我是马歇尔·米勒。

C：您好，我能否和卡斯特罗先生通话？

B：不好意思，卡斯特罗先生现在不方便（接电话）。有什么我可以帮您的吗？

C：不，您帮不了。我必须和卡斯特罗先生讲。

B：如果您能留下您的姓名和电话号码，我会让他给您回电话的。

C：我是《面对面杂志》的约翰·泰勒。您能否让他尽快回电话给我？我的号码是890-555-7875。

B：当然，泰勒先生。我保证他会收到您的留言。

C：谢谢。

B：不客气，再见。（电话再次响起）您好，卡斯特罗先生办公室。我是马歇尔·米勒。

D：您好，卡斯特罗先生在吗？

B：对不起，卡斯特罗先生现在在忙。有什么我可以帮您的吗？

D：不，我必须和卡斯特罗先生讲。我是保罗·希恩。告诉他我打过电话并让他回电话给我。

B：希恩先生，卡斯特罗先生吩咐过我，如果是您的电话，我可以打断他。马上帮您转接给他。

实景对话2

A：Hello, Jiangsu Tools. This is Mei Yuan.How may I help you?

B：May I please speak to Mr.Liu?

A：I'm sorry, Mr. Liu is currently unavailable.Is there something I can help you with?

B：I wanted to speak to Mr. Liu about our order.I don't know if you can help me or not. I wanted to see if our order has been shipped or not.

A：I can connect you with someone in the customer Service Department. Nick Jin should be able to check on your order for you.Would you please hold while I transfer your call?

B：Okay.

A：（Phone rings）Hello, Jiangsu Tools. Mei Yuan speaking.

C：Hello.I would like to speak to Emily Chen.

A：Ms. Chen is unavailable now.Can I take a message for you?

C：This is Linda Li. Please let Emily know I called and have her call me back as soon as she can.

A：Ms. Li, I know Ms.Chen would want to talk to you.I will go ahead and put you through to her direct line.

C：Thank you.

A：您好，这里是江苏工具。我是袁梅。有什么需要我帮忙的吗？

B：我能和刘先生通话吗？

A：对不起，刘先生目前不方便（接电话）。有什么我可以帮您的吗？

B：我想和刘先生谈谈有关我们的订单的事情。我不知道您能否帮我。我想知道我们的订单是否已经发货。

A：我可以帮您接通客户服务部的相关人员。尼克·金应该可以帮您查阅您的订单。您能否稍等一下，我把您的电话转过去？

B：好的。

A：（电话铃响）您好，我是江苏工具的袁梅。

C：您好，我想和埃米莉·陈通话。

A：陈女士现在不太方便（接电话）。要我帮您带个口信给她吗？

C：我是琳达·李。请告诉埃米莉我给她打过电话，让她尽快回复我。

A：李女士，我知道陈女士会愿意和您通话的。我帮您转到她的线上。

C：谢谢。