万事开头难,和新加坡的客户签订了第一个订单之后,Nancy非常谨慎地督促Innovo的相关部门抓紧时间按照订单的供货要求准备生产,以保证能够按时供货。对于时不时出现的各种问题,她都尽力在第一时间协调各方面找到最佳的solution(解决办法)。虽然研发和生产进行得还算顺利,但Nancy的神经还是一直绷得很紧,生怕在最后关头又出现什么问题,导致前功尽弃。
周二晚上九点多,Nancy突然接到新加坡那边的电话,告诉她他们刚刚得到消息,新加坡市场上三周后会有Innovo竞争对手的类似产品推出。为了抢占先机,Innovo必须要保证抢在对手之前出货。这就意味着供货时间将比原定的deadline(截止日期)提前了整整两周。
挂断电话,Nancy立刻给Production Department(生产部门)的负责人Brown打电话,跟他反映这个新情况。Brown告诉她,生产运行一切正常,只是还有两种下周就需要的components(部件)还没有到货。Nancy赶紧又给Purchase Department(采购部)的Purchase Director(采购总监)Mark打电话询问情况,可是Mark的手机已经关机了。没有办法,只有明天再说了。Nancy躺在床上辗转反侧,她想到了各种可能的情况,也做了最坏的打算。无论如何,她也要拼命一搏,否则公司的损失可就大了。
第二天一早,Nancy一到公司就去找Mark,和他confirm(确认)一下给这个新加坡的供货所需的电子配件是否已经下了订单。Mark正在接待一个supplier(供货商),Nancy就在门外的接待区坐下来。并听到这个supplier自我介绍说他之前的客户主要是国企,现在正在努力开拓跨国企业市场。他对Innovo的purchase procedure(采购流程)似乎一点儿都不了解。Mark正在给他详细介绍情况:
I am in charge of purchasing, and it is my responsibility to monitor the market, as well as liaise with other departments within our company, such as the quality control, stock control, marketing, and finance departments. I have to decide which supplier or vendor to buy parts and components from, depending on price, quality and service. I also have to make the make-or-buy decision, in other words whether to manufacture a part or component ourselves, or to buy in from an outside source.
Sometimes we operate a sole supplier contract whereby we use only one supplier for a fixed period. Generally, however, we prefer to use a large number of suppliers from our approved suppliers' list. We usually place single orders at a negotiated price, but sometimes we get involved in advance orders at a fixed price for certain commodities.
Apart from ordering, I have to put out orders for tender, arrange reciprocal trading and maintain our own company's reputation in the marketplace.
终于,Mark送走了这个供货商,Nancy赶紧跑进去跟他确认电子配件的订单。Mark拍拍她的肩膀说:“我们的工作你还不放心?!你需要的电子配件已经在路上了,估计明天就能到!”Nancy估算了一下,这样十天后就可以给新加坡方面发货了,她终于舒了一口气。接着她又赶紧跑回办公室,给新加坡的客户打电话确认,保证可以提前交货。
平静下来以后,Nancy突然想起刚才她overheard(意外听到)的Mark给supplier做的讲解,他的introduction很到位,很值得她学习。于是她回忆了一下Mark谈话时的结构和要点:
His position and responsibilities.
Business pattern — how to cooperate with suppliers.
这时Mark走过来跟Nancy商量,下次是否可以尝试一下使用刚才这个supplier的产品。Nancy回答道:“这个我们需要和其他部门共同协商一下。But, you always make good choice.”
purchase 采购
solution 解决办法
deadline 截止日期
component 部件,零件配件
confirm 确认
supplier 供货商
be in charge of 负责
responsibility 责任
monitor 指挥,监督
liaise 联络,联系
quality control 质量监控
stock control 库存核算
vendor 卖方
make-or-buy 自造或购买
manufacture 制造
sole supplier 独家供应商
negotiated price 谈好的价格
commodity 商品
order 订货
tender 招标
reciprocal trading 互惠贸易
marketplace 商业界
Nancy的职场笔记本
今天的情况让Nancy虚惊一场,也让她明白了工作的挑战也包括对心理素质和行动速度的考验。这次的经历让Nancy感触颇深,正如她在笔记中记录的:
1.不同类型的企业有不同的采购程序,跨国企业的采购程序比较正规,需要采购部门和其他各个部门的协调和共同决策,在介绍自己公司的情况时要着重强调这些特点。
2.介绍公司的采购流程时,要包括运作协调的机制:采购部门要和质量监控部门、营销部门以及财务部门互相沟通协调以确定采购的品种、数量和到货时间。
3.还要介绍自己对供货商的选择依据:在价格和需求相对稳定的情况下,企业会和某一或某几个供货商保持固定长期的合作关系,但是在产品需求和市场频繁变动的情况下,对供货商的选择也会有所调整。
4.在表达自己的工作职责时可以用如下句型:
I am in charge of....
It is my responsibility to....
I have to decide....
I also have to make the...decision....
I have to arrange... and maintain....