掌握电话技巧之 打电话 Placing a Call

打电话　Placing a Call

如果你想就公事打电话联络某人，或要与某人在线讨论生意（business matters），那就得学会打商务电话。打商务电话无论何时都应当彬彬有礼（good manners），和睦愉快（be pleasant）。你的态度可能直接影响到电话那一端的人对你的部门或公司的印象（impression），所以一定要专业。

自我介绍

自我介绍不仅是出于礼貌（courteous），更是节省时间的要求。如果是熟人之间的电话，只用告知姓名就可以了。

⊙Hello.This is Susan Smith calling for Mr.O’Hara.Is he available?

您好，我是苏珊·史密斯，我想和奥哈拉先生通话。他现在方便吗？

⊙May I please speak to Mr.Xiao?

我能否和肖先生通话？

⊙I’m calling in regards to the Gilbert account.

我打电话是关于吉尔伯特账目的事情。

⊙Could I please speak to someone in the Marketing Department?

我能否和营销部的人通话？

⊙I’m Kelly Carter calling from Charleston Computers.

我是来自查尔斯顿电脑公司的凯利·卡特。

⊙Hi, this is Kelly from Accounting.

您好，我是财务部的凯利。

⊙It’s Mark Mason from Edison Electronics.

我是爱迪生电子的马克·梅森。

⊙Hi, I’m Debbie Dickenson.I’m calling from Marblewood Estates.

你好，我是来自大理石房地产的黛比·狄更斯。

确认

确认你的致电对象是否方便接听电话，如果不方便，就试着和他约一个时间再去电话。

⊙This is Nancy from reception.Is Mr.Martin available to take a call right now?

我是前台的南茜。马丁先生现在方便接电话吗？

⊙May I please speak to Mr.Ortega?If he’s not available, when would be a good time to reach him?

我可以和奥尔特加先生通话吗？如果他不方便的话，那什么时间能找到他？

⊙I’m calling for Ms.Lopez.Is she available to take my call?

我找一下洛佩斯女士。她现在方便接我的电话吗？

留言

可以通过留言把你的致电目的和联系方式转给你的致电对象。有必要让记录人用他的话（in their own words）重复一下留言内容，确保信息无误。你也可以留言到对方的语音信箱（voice mail）。

⊙Can you please repeat back to me the message?

您可否给我重复一遍留言？

⊙Can I leave a message for him?

我能否留言给他？

⊙I can just leave a message.Can you connect me to his voice mail, please?

我只留个口信，可否请您帮我接到他的语音信箱？

个别情况

作为秘书或助理，在你未完全掌握来电方的目的或事情的紧迫性之前，最好不要直接转给老板。

⊙Could you please connect me to extension 530?

请您帮我转接分机号530。

⊙May I please speak to Mr.Garcia?I’m returning his phone call.

我能否和加西亚先生通话？我是给他回电话的。

⊙I have Mr.Lopez on the line for Mr.Stevens.Is Mr.Stevens available to take this call?It's rather urgent.

洛佩斯女士要找史蒂文斯先生，史蒂文斯先生现在方便接听电话吗？事情有些紧急。

结束通话

在融洽的气氛中（pleasant note）结束通话。感谢另一方给予的时间，（如果必要）预约另外的通话时间，并祝愿他有美好的一天。

⊙Thank you very much for your help.

感谢您的帮助。

⊙Thank you, have a nice day.

谢谢您，祝您度过快乐的一天。

⊙Please have Mr.Lopez return my call.Thank you.

请让洛佩斯先生回电话给我。谢谢您。

总结

通话过程能反映个人修养或所在公司的形象。彬彬有礼地表达要求或提供信息，可以请求别人转接电话或转达留言。挂电话之前不要忘记祝福对方。

Words　单词表

accounting会计，会计学

billing账单，开票

certainly当然，一定

client客户

handle处理

hold持有；保持

important重要

interrupt打断；中断

matter无论，不管

payment支付

reception接待，前台

repeat重复，反复

Phrases　短语表

at a later time以后，后来

call（sb）back回电（某人）

dial an extension拨打分机

hard to say很难说

discuss（a/the）matter讨论（这个/某个）问题

have a chance有机会

hear so much about（sb）久仰（某人），听说了很多关于（某人）

hold all calls不接进所有的电话，应对所有的来电

How can I help you?我怎样才能帮您？

in regards to关于，有关

on a contract basis以合约的形式

receive payment收到付款

repeat back to（sb）向（某人）重复

return a call回电话

right at the moment正在此刻

take（sb's）call接（某人的）电话

talk about谈及

thank you for calling感谢致电

under contract依据合同

实景对话1

A：Good Morning. Thank you for calling O'Hara International.This is Lisa Cooper. May I help you?

B：Hello. This is Susan Smith calling for Mr.O'Hara.Is he available?

A：I'm sorry, Mr. O'Hara is currently unavailable.Is there something I can do for you?

B：Well, if Mr. O'Hara can't take my call, could I speak with someone in the Accounting Department?

A：Certainly, I can transfer you now. Please hold.（Transfers the call）

C：Accounting, this is Val speaking.How can I help you?

B：Hi, Val. This is Susan Smith calling from Charleston Computers.I'm calling in regards to the Gilbert account. We did some work for O'Hara on a contract basis, and we have yet to receive payment.

C：Oh. Lincoln Lopez handles all the billing and payment for work done under contract. You'll need to discuss the matter with him.Unfortunately, he is not available to take your call right at the moment.

B：Can I leave a message for Mr. Lopez then?Please let him know that I called and have him call me back at 8765-8788.

C：Certainly.

B：Would you mind repeating back the message to me?

C：Okay. Susan Smith calling about the Gilbert account.Please return her call at 8765-8788.

B：Please have Mr. Lopez return my call.Thank you.

A：早上好，感谢致电奥哈拉国际。我是丽莎·库珀。有什么需要帮忙的吗？

B：您好，我是苏珊·史密斯，我想和奥哈拉先生通话。他现在方便吗？

A：对不起，奥哈拉先生此刻不方便接听电话。有什么我可以帮忙的吗？

B：如果奥哈拉先生不方便接电话的话，我能和财务部的人通话吗？

A：当然，我现在就为您转。请稍等。（转电话）

C：财务部，我是瓦尔。有什么可以帮您的？

B：您好，瓦尔。我是查尔斯顿电脑公司的苏珊·史密斯。我打电话是关于吉尔伯特账目的事情。依据合同，我们为奥哈拉做了一些工作，但是还没有收到付款。

C：哦，林肯·洛佩斯负责所有依据合同的业务的账单支付。您得和他谈这个问题。不巧的是，他这会儿不方便接听您的电话。

B：我能留言给洛佩斯先生吗？请您告诉他我给他打过电话，让他回电到8765-8788这个号码。

C：好的。

B：您能否重复一下我刚才的留言内容？

C：好的。苏珊·史密斯就吉尔伯特账单的事情打过电话。回电号码是8765-8788。

B：请一定让洛佩斯先生回电话给我，谢谢您。

实景对话2

A：Hello. Mr.Martin's Desk.This is Judy.

B：Hi, Judy. This is Nancy from reception.Is Mr.Martin available to take a call right now?

A：He's in a meeting with a client. Is it important?

B：I have Mr. Stevens on the line for Mr.Martin.Can Mr.Martin take this call?It's rather urgent.

A：I was told hold all of Mr. Martin's calls and not interrupt this meeting.I'm sorry. Can you leave a message?I can have Mr.Martin call Mr.Stevens back as soon as his client leaves.

B：Okay.（To caller on hold）I'm sorry, Mr. Stevens, Mr.Martin is meeting with a client at the moment. Would you like to leave a message?Mr.Martin can return your call as soon as he is available.

C：Hmm……If he's not available now, when would be a good time to reach him?

B：It's difficult to say how long his meeting will last. Let me take down your number and have him get back to you……

C：I can just leave a message on his voice mail. Could you connect me， please?

B：No problem. If you wish to call back at a later time, you can dial extension 530.

C：Thanks for your help.

B：You're welcome, have a nice day.

A：您好，马丁先生办公室，我是朱蒂。

B：您好，朱蒂。我是前台的南茜。马丁先生现在方便接电话吗？

A：他正在会见一个客户。有很重要的事情吗？

B：史蒂文斯先生打电话找马丁先生。他能接电话吗？非常着急的事情。

A：他指派我应对所有的来电，就是为了不打扰该会议。对不起。您能留个口信吗？我可以让马丁先生在送走客户后立刻回电给史蒂文斯先生。

B：好的。（转至来电方）对不起，史蒂文斯先生，马丁先生此刻正在会见一个客户。您能否留个口信？马丁先生一有空马上会给您回电。

C：嗯……如果他现在不方便的话，那什么时间方便找他？

B：现在很难说会议会持续多久。我记下您的电话，我会让他给您回电话……

C：我只需要留个口信。请您帮我接到他的语音信箱。

B：没问题。如果您想过一会儿再打电话，您可以拨打分机号530。

C：谢谢您的帮助。

B：不客气，祝您有美好的一天。