熟悉办公事务——安排约见 Booking Appointments

安排约见　Booking Appointments

很多生意都是依靠（rely on）预约后的会面来发展的。通过在线工具预约是很常见的。无论是服务业还是销售业（sales or services），预约都已经成为办公管理的必要组成部分。很多人通过日志（log books）或者日程软件来整理和记录所有的预约信息。

预约会面时间。

☉When will you be available for your next appointment?

您什么时间方便下次会面？

☉How is Wednesday, September 27th at 3：00 pm?

9月27日周三下午3点怎么样？

☉I would like to make an appointment to meet with Mr.Zimmer.

我希望能够和齐默先生见个面。

☉Can I help you schedule an appointment?

我能帮您预约吗？

☉I’d like to set an appointment sometime this week.Tuesday is preferable.

我希望能够安排到本周的某个时间。周二就可以。

☉Do you have anything available for Saturday?

周六您方便吗？

☉I’d rather have an earlier appointment, if possible.

如果可能的话，我希望约得更早一些。

预约客户

检查自己的日程，并找到与客户需求相吻合（suits）的时间。将该客户的名字写在日程表上，并注明要洽谈的内容。

☉Is it possible to get something sooner?

有可能提前些吗？

☉Do you have anything else available in the afternoon?

下午有没有合适的时间啊？

☉Mr.Johnson is available to meet with you this week on Monday afternoon at 2：00 pm or on Thursday morning at 9：00 am. Will either of these times work for you?

约翰逊先生本周在周一下午2点或周四早上9点方便与您会面。您哪个时间合适呢？

☉I’m sorry, it seems this week is booked.

对不起，这个星期已经排满了。

☉This week we have an available opening on Friday morning.Would you prefer 9：00 am or 10：30 am?

这周五有一个比较合适的空闲时间。您愿意约在早上9：00还是10：30？

☉How long do you expect your meeting to last?

您估计您的会面大致多长时间？

确认的形式

通过电子邮件或电话预约，电子邮件上可注明“座位有限，请速回执确认”（RSVP），并指明名额或座位只为其保留到某个时刻。将已经确认的出席者的姓名和联系方式（contact information）登记造册。

☉To guarantee your placement, please respond to this invitation by January 15th .

为了保证您的位置，请在1月15日前回复本邀请函。

☉The meeting will be held on Monday, January 10th , at 2：00 pm.

会议安排在1月10日周一下午2点。

☉As seating is limited, please RSVP by November 20th .

座位紧张，请于11月20日前回复确认。

企业之间的预约

企业之间提供的服务（business-to-business service）通过电话预定。首先要查看公司网址（company websites）或者企业名录（business directories），确认你所感兴趣部门的领导姓名。上班时间（business hours）打电话并且点名要和某人讲话。在推销（sales pitches）服务和咨询的预约过程中，要选择双方都适宜的时间。所有的预约时间都要详细整理并记录。

☉Hello, may I please speak to Ted Johnson?This is Emily Brown calling from Stevens Consulting. I'd like to speak to Mr.Johnson in regards to an upcoming consultation.

您好，我可以和特德·约翰逊先生通话吗？我是史蒂文斯咨询公司的埃米莉·布朗。我想向约翰逊先生了解一些咨询的事情。

☉We’d like to offer you a free consultation next week.

我们很乐意下周为您提供一个免费的咨询。

☉Please let us know when you are available.

请告知我们您什么时间比较方便。

总结

无论是发展潜在客户、列席会议或宴会，还是寻求服务，都应考虑到别人的日程，照顾到自己的时间。一旦确认，就应当登记在案，整理说明。在“时间就是金钱”的现代社会，在有着“一诺千金”文化底蕴的国度里，“爽约”实在是令人不齿的事情。

Words　单词表

anticipate预期，预料

consultation咨询

either或者，也

engagement约会，约定

however然而，但是

last持续

opening空隙，缺口

possible可能的

prefer更喜欢，倾向

preferable更好的，更倾向的

schedule时间表，日程

sooner更早，更快

upcoming即将

weekend周末

Phrases　短语表

arrange an appointment安排一个约见

double-booked重复预定

fit（sb）in适合（某人）

for nothing徒劳

get something获得某物，得到某物

I'd be happy to help you我很乐意帮助你

I'd hate to have you（do sth）我不愿意看到你（做某事）

I'd rather……我宁愿……

in regards to关于

make it达到目的，获得成功

meet with会见；遇见

offer（someone）an hour提供（给某人）一个小时

schedule an appointment安排预约

set an appointment安排一个约会

take a call接电话

work（sb）in想方设法安排

under an hour一个小时内

work（for sb）（为某人）工作

实景对话1

A：Can I help you schedule an appointment?When will you be available?

How is Wednesday, September 27th at 3：00 pm?

B：Is it possible to get something sooner?I'd rather have an earlier appointment if possible. I'd like to set an appointment sometime this week.Tuesday is preferable.

A：For this week?Let me see……Mr. Johnson is available to meet with you thisweek on Monday afternoon at 2：00 pm or on Thursday morning at 9：00 am.Will either of these times work for you?

B：Well, I can't make it Monday. Do you have anything else available in the afternoon?I am not able to come in the mornings.

A：I'm sorry.It seems this week is booked！

B：Is there no way to work me in?

A：If it were possible, I would be happy to help you. However, Mr.Johnson is already double-booked, and even on some afternoons, triple-booked. I'd hate to have you come to the office for nothing if he is unavailable to meet with you.

B：How about the weekend?Do you have anything available for Saturday?

A：Well. How long will the anticipation of your meeting last?I can offer you an hour on Saturday, but if you need longer, I won't be able to fit you in until next week.

B：Well, I suppose it will have to be Saturday then.

A：我能帮您安排一个会面吗？您什么时间比较方便？周三，9月27日下午3点怎么样？

B：能更早些吗？我觉得越早越好。我希望能够安排到本周的某个时间。周二就可以。

A：这个星期？让我看一下……约翰逊先生本周在周一下午2点或周四早上9点方便与您会面。您哪个时间合适呢？

B：周一，我不行。下午有没有合适的时间啊？早上的时间我来不了。

A：对不起，这个星期都已经排满了。

B：就没有合适我的时间吗？

A：如果有可能，我一定乐意帮助您。但是约翰逊先生（的时间）很多都被重复预定，有些下午甚至是三重预约。我实在不愿意让您白跑一趟我们办公室。

B：那周末怎么样？周六是否有合适的时间呢？

A：那您的会面预计要多长时间？周六我能安排一个小时，但如果您需要更多的时间，我就只能安排到下周了。

B：那就安排在周六吧。

实景对话2

A：Hello, Johnson and Sons. Can I help you?

B：Hello, may I please speak to Ted Johnson?This is Emily Brown calling from Stevens Consulting. I'd like to speak to Mr.Johnson in regards to an upcoming consultation.

A：I'm sorry. Mr.Johnson is not available to take your call.I can help you arrange an appointment with him, however.

B：That would be wonderful. I would like to make an appointment with Mr.

Johnson. We'd like to offer a free consultation next week.Please let us know when he is available.

A：This week we have an available opening on Friday morning. Would you prefer 9 am or 10：30 am?

B：10：30 am would be fine, thank you.

A：You're welcome. How long do you expect your meeting to last?Mr.

Johnson has another engagement at 11：30 am.

B：Our presentation should be under an hour.

A：Very well. I will schedule you for 10：30-11：30 on Friday morning.

B：Thank you very much.

A：您好，约翰逊父子公司。有什么可以帮您的？

B：您好，我可以和特德·约翰逊先生通话吗？我是史蒂文斯咨询公司的埃米莉·布朗。我想向约翰逊先生了解一些咨询的事情。

A：对不起，约翰逊先生现在不方便接听您的电话，但是我能帮您安排和他的会面。

B：那太好了。我非常愿意和约翰逊先生预约，我们很乐意下周为他提供一个免费的咨询。请告知我们他什么时间比较方便。

A：这个周五的早晨有一个合适的空闲时间。您愿意约在早上9：00还是10：30？

B：10：30可能会好些，谢谢您。

A：没问题。您估计您的会面大致要多长时间？约翰逊先生在11：30另外有约。

B：我们的介绍应该在一个小时之内。

A：好的。那我就为您安排在周五的早上10：30至11：30。

B：非常感谢您。