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高效组织会议——设计议程表 Designing an Agenda

所属教程:商务英语职场王

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2020年10月24日

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设计议程表　Designing an Agenda

会议议程表有助于与会者理解会议的目的（purpose）和内容，方便其准备工作。议程表的内容应当简明扼要、清晰易懂（understandable）。在会议召开的数日前，议程表就应该分发出去，为与会人员提供充足的时间（sufficient time）来准备。

怎样才能将日程表准备得简明扼要、清晰易懂呢？

☉What is the purpose of our meeting today?

今天会议的目的是什么？

☉Everybody, let’s stay on track.Take a look at the agenda.

各位，让我们进入正题。来看一下议程表。

☉I’m glad everyone could make it.Shall we start?First item on our agenda is……

我很高兴每个人都能到会。我们可以开始了吗？我们议程表的第一项是……

☉Did you get a copy of the agenda for our meeting tomorrow?I sent it to your e-mail.

你收到我们明天会议时间表的复印件了吗？我发到你的邮箱了。

☉There’s a lot to talk about at the meeting on Tuesday.I hope the agenda makes matters clear.

周二的会议要谈很多内容。我希望议程表能够体现得足够清楚。

☉I didn’t get a copy of the agenda yet.Could you resend it to me?

我还没有收到议程表的复印件。你能给我再发一次吗？

会议时间

准备会议议程表的首要工作是选择合适（appropriate）的会议时间。必须确保所有的与会者都能按时到会；应当避免（avoid）在午餐后举行会议，因为那个时候不太容易集中精力（hard to concentrate）；也应当避免在下班前开会，因为不能按时（on time）下班，这不免让人有些心烦意乱。

☉Can everyone come to the staff meeting on Thursday?It’s scheduled for

11：00 am. If you can't make it, be sure to let me know ahead of time.

每个人都能来参加周四的员工大会吗？时间定在上午11点。如果您不能出席，请提前通知我。

☉How about setting our meeting for Friday at 2：00 pm?Does that work for everyone?

把我们的会议安排在周五下午2点怎么样？大家都能接受吗？

☉Let’s begin our meeting around 3：00 pm.That will give us plenty of time to finish our discussion before 5：00 pm.

我们下午3点左右开会。这样，5点前我们就有足够的时间来完成讨论。

☉Clear your schedules everyone.The boss has called a meeting for Monday morning, first thing.

各位，请调整你们的日程表。老板要求优先安排周一早晨的会议。

☉I’m afraid if we hold the meeting at 1：30 pm, everyone is going to be sleepy. Can we try for before lunch instead?

我担心如果我们1：30开会的话，大家都会犯困。我们能否调整到午饭前？

确认会议主旨

准备会议议程的第二步是确认会议主旨。应当在议程表的醒目位置用一句话来突出（highlight）会议的主旨，如同“使命宣言”（mission statement）一般列在议程的正上方。议程应当包含日期、时间、会议地点等重要的细节信息。

☉This meeting should accomplish working through all the financial issues forthe merger project.

此次会议应当为合并项目扫清所有的财务问题。

☉Our game plan for the meeting on Wednesday, July 17th at 2：00 pm is to……

我们对周三7月17日下午2点的会议安排是……

☉Our main objective for Monday’s meeting is to……The meeting begins at 2：00 pm and will be held in conference room 405.

周一会议的主题是……会议定于下午2点在405会议室召开。

☉The purpose of this meeting is to examine marketing reports, budget reviews, and customer service evaluations.Please be prompt.Monday, September 27th ，10：00 am, room 7B.

我们这次会议的目的是评审营销报告、审核预算和评估客户服务。请在9月27日，星期一早上10点，到7B房间准时开会。

☉By the end of the meeting on December 3 rd at 9：00 am in Marsha Smith’s office, we should have a working budget put together.

12月3日早上9点到玛莎·史密斯办公室召开会议前，我们得对预算工作进行汇总。

列出所有的议项

议程准备的第三项内容是列出所有的议项（items for discussion）。可以在每个议项前标明序号。应当将最主要的议项安排（arrange）在议程的最前面。在会议起始阶段，可以通过安排所有相关议题的统计数据和图标，来协助与会者解决问题（tackle the problem）。

☉Item 1，Staff Reports；Item 2，Budget Review；Item 3，Marketing Report.

内容一，员工报告；内容二，预算审核；内容三，营销报告。

☉We need to talk about Sales, Marketing, Finance, and our upcoming conference.

我们需要谈论的包括销售、营销和财政，以及即将召开的座谈会事宜。

☉The most important thing is talking about our financial auditing.Let’s do that one first.

最重要的是谈论我们的财政审计，我们先从这个开始。

为每项议程分配时间

准备会议议程的第四步是为每项议程分配时间（allocate time）。对于一些需要讨论和集思广益（brainstorming）的内容可以多分配些时间，比如说议项的平均分配时间是10分钟，你可以多给出5分钟。但总体而言，早半个小时结束比“拖堂”半个小时要好得多。

A：How long should it take us to go over the budget?

B：Not more than about 15 minutes. The budget report should be pretty straight forward with no troubleshooting or problem areas.

A：审核预算大概要多长时间？

B：不超过15分钟。预算报告应该直截了当，不涉及疑难解答和问题领域。

总结

议程是一个会议的中心思想。一个会议是否会漫天神游、毫无建树，只要看会议议程就知道了。只有议程做到清晰扼要、简明易懂（short and simple），与会人员才会朝一个共同的主体方向来准备。一般情况下，会议议程不超过一页纸。此外，一旦议程在手，那就得不折不扣（stick to）地执行。

Words　单词表

attendance出席，到场

budget预算

customer relation客户关系

disciplinary action纪律处分

evaluation评估，评价

examine考核，检查

item项目，条款

mandatory强制的；义务的

marketing营销

minute会议纪要，备忘录

prompt提示

report报告

resend重发

secretary秘书

staff全体职员

troubleshooting疑难解答，故障排查

Phrases　短语表

Are you sure?你确定吗？

customer service客户服务

game plan行动计划，策略

go over复查，复习

haggle over讨价还价

hold a meeting召开会议

I guess我猜

It says here这里说的

last long持续很长

make matters clear搞清楚

yep是（俚）

no kidding不开玩笑

no problem没问题

pretty非常的

problem areas问题领域

take a look看下，瞧一瞧

spending all our time付出我们所有的时间

up for discussion来讨论

实景对话1

A：There's a lot to talk about at the meeting on Tuesday. I hope the agendamakes matters clear.Did you get a copy of the agenda?I sent it to your e-mail.

B：I didn't get a copy of the agenda yet. Could you resend it to me?

A：Sure, no problem.

B：Oh wait, here it is. I have a hard copy on my desk.Let me take a look.

“The purpose of this meeting is to examine marketing reports, budget reviews, and customer service evaluations.”Seems like a lot to talk about in one meeting.

C：No kidding. When is the meeting supposed to be held again?

B：It says here on the agenda，“Monday, September 27th ，10：00 am, room 7B. Please be prompt.”

C：I guess they don't want us to be late. What are the items up for discussion?

B：Item 1，Staff Reports；Item 2，Budget Review；Item 3，Marketing Reports……I hope we don't end up spending all our time haggling over the budget. That's what happened last time.

C：Nah, I don't think it will be a problem this time. Hey Bill, How long should it take us to go over the budget?

A：Not more than about 15 minutes. The budget report should be pretty straightforward with no troubleshooting or problem areas.

A：周二的会议要谈很多的内容。我希望议程表能够体现得足够清楚。你收到议程的复印件了吗？我给你发了电子邮件。

B：我还没有收到。你能再给我发一次吗？

A：当然，没问题。

B：哎，等一下，在这儿。我的桌上有个复印文本。让我看一下。“会议的目的是评审营销报告、审核预算和评估客户服务。”看来在这次会议上有不少要讨论的。

C：说真的，会议什么时候开啊？

B：议程上写的是“9月27日，周一早上10点，在7B房间，请准时到会”。

C：我想他们不希望我们迟到。要讨论哪些内容呢？

B：内容一，员工报告；内容二，预算审核；内容三，营销报告……希望我们别把所有时间都花在预算的讨价还价上。上次就是这样。

C：不会吧，我想这次不会这样了吧。嘿，比尔，审核预算大概要多长时间？

A：不超过15分钟。预算报告应该直截了当，不涉及疑难解答和问题领域。