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拉近客户关系——首次和客户会晤 Meeting a Client for the First Time

所属教程:商务英语职场王

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2020年11月01日

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首次和客户会晤 Meeting a Client for the First Time

首次会晤就要针对某项目和具体细节(nitty gritty)展开讨论,这听上去有些让人望而却步(daunting)。如果你感到紧张,不妨看看如下建议,这些内容可以帮助你把握一些可预测的基本状况(predictable bases)。

首先,一定要牢记客人的基本信息:名字、职位和所在部门等。尤其是在客人以群体形式出现的情况下,千万不要称呼错了。见面时,主人要先做自我介绍以示礼貌,然后客人再做自我介绍。

☉Mr.Jones?Hi!I’m Jiao Qiu.Thanks for taking the time to meet with me today!

是琼斯先生吗?您好,我叫邱姣。感谢您今天抽出时间与我会面!

☉We’re glad you could make it today, Mrs.Hatch.I’m Thomas Chen.

感谢您今天能来,哈奇女士。我是托马斯·陈。

☉I’ll be showing you around today.

我今天将带您在周围转转。

☉Please let me know if you have any questions.

如果您有什么问题就请告诉我。

☉Welcome to our office, did you find it okay?

欢迎来到我们的办公室,好找吗?

☉I’d like to introduce you to our office manager, Nelvin Guo.

我想介绍您认识我们的办公室经理,奈尔文·郭。

满怀信心

对你准备好的内容和要做的事情要满怀信心(confidence)。掌握话语主动权(get them to the table)。要消除紧张情绪,把所有的疑虑都抛到脑后(back of your mind)。

A:Mr. Jones, welcome to our office.I hope you found your way with no difficulty.

B:Yes, it was easy to find.

A:Shall we start right into our meeting?I am really looking forward to discussing our products with you.

A:琼斯先生,欢迎您来到我们的办公室。还好找吧?

B:是的,很容易找到的。

A:我们现在可以开始会议了吗?我很期待与您探讨我们的产品。

挑选会晤地点

挑选会晤地点是不容忽视的细节之一。有时候最好是在公共场所(public place),例如咖啡厅或餐厅。有时候你可以邀请你的客人去你的办公室或工作场所(place of work)。场所是否配备网络也很重要。当然最重要的是你和客户都感觉自在舒适(at ease)。

☉Shall we meet at Starbucks?

我们是否可以在星巴克咖啡厅碰面?

☉If you’ll follow me, I’ll show you to the conference room.We can hold our meeting in there.

请你跟我来,我带您去看一下会议室。我们可以在那里开会。

☉The office is a little stuffy.Let’s make our way to the coffee bar across the street. They have wireless Internet, so we can discuss our project there.

办公室里有点闷,我们一起到街对面的咖啡厅去吧。他们有无线网络,我们可以在那里讨论我们的计划。

态度积极

考虑着装和形象,给客户一个好印象(good impression)。穿着要专业、整洁(well-groomed),并且准时到会,积极倾听并且适时发问。这样才会体现出你对他们讲的感兴趣。问些有实际意义的问题(open ended questions)和有承接性的问题(follow-up questions)来保证对话不冷场。

☉What do you think about……?

对于……你是怎么想的?

☉Tell me more about……

能否告诉我更多有关……

☉So you mean that……

那你的意思是……

☉Let me see if I am understanding correctly.You mean……?

让我看一下我的理解是否正确。你的意思是……

☉Would you rather……?

您愿意……吗?

明确目标

对各自的目的都要有所了解。通过富有成效的沟通(effective communication)来达到会晤目的,同时要和客户建立良好的关系(build a relationship)。确认你理解了客户的要求(requirements),以此来保证提供的服务正是客户所需的。实现上述目标的最好办法就是以清单记录的形式来总结。

☉So tell me what I can do for you?

请告诉我有什么可以帮您的?

☉What specific products and services are you interested in?

您对哪些产品和服务感兴趣?

☉Can I answer any questions for you?

有什么问题我可以为您解答吗?

☉What we’d like to accomplish today is……

我们希望今天能够完成……

☉We’re looking to……

我们期待……

☉We hope that by the end of our time together today, we can……

我们希望利用大家在一起的时间完成……

总结

摆正自己的位置,弄清我是谁、他是谁,就可以“胜似闲庭信步”;明白我要什么、他要什么,就能举重若轻、权责分明、充分准备、周到考虑,就能信手拈来,有备无患。即便是第一次与客户会晤,也不会紧张。

Words 单词表

coffee bar咖啡厅

corporate合作

deadline最后期限

department head部门经理

fabric面料

laptop笔记本电脑

line线

requirement要求

stuffy乏味的,闷的

swatch色板,颜色板

textile纺织品

via经过,经由

Phrases 短语表

across the street横过马路,街对面

burn the midnight oil开夜车,挑灯夜战

find one's way找到自己的路

wireless Internet无线网络

get busy开始忙碌

hold a meeting召开、举行会议

if you like如果您愿意

let us know让我们知道

looking forward to展望,期望

make it达到目的,获得成功

make our way to(place)让我们去(某处)

office manager业务经理,办公室经理

products and services产品和服务

show sb to(place)给某人展示(某处)

start right in启动权

take the time(to do sth)花时间做(某事)

wireless card无线网卡

实景对话1

A:Mr. Jones?Hi!I'm Jiao Qiu.Thanks for taking the time to meet with me today!I'd like to introduce you to our office manager, Nelvin Guo. The office is a little stuffy.Let's make our way to the coffee bar across the street.They have wireless Internet, so we can discuss our project there.

B:Oh, okay. My computer doesn't have a wireless card though……

A:Oh, well that's no problem. We could also hold our meeting here if you like. We can give you an Ethernet cable for your laptop.If you'll follow me, I'll show you to the conference room.We can hold our meeting in there.

B:Great.

A:So tell me more about your requirements for this project. What kind of deadline are we talking about?

B:Our corporate deadline is in two weeks, but the department head has given us a deadline of next Tuesday.

A:So you mean that we've got to really get busy!You want to get all the reports written and reviewed before next Thursday.

B:No, not before next Thursday.Before next Tuesday.

A:Wow, we've got to burn the midnight oil on this one!

A:是琼斯先生吗?您好,我是邱姣。感谢您今天抽时间与我会面!我想介绍您认识我们的办公室经理,奈尔文·郭。办公室有点闷,我们到街对面的咖啡厅吧。他们有无线网络,我们可以在那里讨论我们的计划。

B:哦,好的。但是我的电脑没有无线网卡……

A:哦,那没问题。如果您愿意的话,我们也可以在这里开会。我们可以给您的手提电脑提供网络线。如果您愿意跟我来的话,我带您去看一下会议室。我们可以在那里开会。

B:好极了。

A:那请您再告诉我一些关于你们对这个项目的要求。我们现在谈的最后时限是什么时间?

B:我们公司的最后时限是两周,但是部门领导给我们的最后期限是下周二。

A:那您的意思是说从现在起我们就得忙起来了!您希望在下周四前拿到所有写好并审查过的报告。

B:不,不是在下周四前,而是下周二前。

A:哇!看来这次我们得挑灯夜战了。

实景对话2

A:I'm glad you could make it today, Mrs. Hatch.I'm Thomas Chen.I'll be showing you around today. This is Martin Shen, our production manager.Please let us know if you have any questions.

B:Welcome to our offices, Mrs. Hatch.I hope you found your way with no difficulty.

C:Yes, it was easy to find, thank you.

B:Before Thomas gives you a tour of the office, shall we start right into our meeting?I am really looking forward to discussing our products with you.

C:Oh, okay.

B:What specific products and services are you interested in?

C:From looking at the materials you sent me via e-mail, I think we are more interested in your textile line.

B:Can I answer any questions for you about the items you are interested in?

C:Actually I have several questions. We're looking to make an order of several hundred containers. What we'd like to accomplish today is to review the types and qualities of fabric we have to choose from.

B:Certainly!Thomas, would you please go get the catalog of fabric swatches for Mrs. Hatch to review?

A:I'd be happy to!

B:We hope that by the end of our time together today, we can help answer all of your questions and make a production order.

A:我们很高兴您能来,哈奇女士。我是托马斯·陈。我今天带您在周围转转。

这位是马丁·沈,我们的生产经理。有什么问题就请告诉我们。

B:欢迎来到我们的办公室,哈奇女士。还好找吧?

C:是的,很容易找到,谢谢。

B:在托马斯领您参观我们办公室之前,我们能否先开始我们的会议?我很期待和您探讨我们的产品。

C:哦,好的。

B:您对哪些产品和服务感兴趣?

C:通过查看您用电子邮件发给我的资料,我想我们对你们的纺织品更感兴趣。

B:对您感兴趣的项目,您有什么问题吗?

C:事实上,我有几个问题要问。我们目前要订购几百个柜子。我们希望今天能够确认我们要挑选的布料类型和质量。

B:当然!托马斯,您能否拿布样给哈奇女士看看?

A:好的。

B:我们希望利用我们在一起的时间回答您所有的问题,然后确认生产订单。


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