服务英语·会议服务 知识加油站

服务英语·会议服务 知识加油站

成功组织会议的六项黄金法则

黄金法则一：运行高效的会议，做好的会议参与者。

这是会议管理的最基本的金科玉律。运行一个高效的会议，或者做一个好的会议参与者——都是为他人着想。所有其他会议管理流程的黄金法则都要遵从这个原则。

黄金法则二：做好准备，确保所有的参与者也做好准备。

在会议的前一天分发会议议程，确保每个人都有获得相关背景材料。参与者有义务审查议程和背景材料并在抵达会议前做好相关准备。如果会议组织者没有提供足够的信息，参与者应该主动询问。没有人应该在到达会议时还不知道他们为什么来这里、来这里是做什么的。

如果没有列入议程，组织者应该自己慎重考虑一下是否真的需要一个会议。

黄金法则三：坚持一个时间表。

要准时开会，准时结束（或甚至更早）。准时开始需要有纪律的组织者和参与者。迟到是对所有准时到达的人的不尊重。但如果所有参与者知道组织者将准时启动会议，那么他们一定尽可能地准时到达。

及时完成也至关重要。如果每个人都同意，会议将持续一个小时，会议一分钟也不应该比这更长。当然，会议议程切合实际情况也很重要。如果只需要20分钟就能完成会议目的，会议应该在20分钟后结束。任何延长都是浪费大家的时间。

会议安排的时间也很重要。在不方便的时间安排会议（例如法定工作时间以外）可能会产生非常消极的士气。突发事件是一个组织者必须要考虑的，会增加会议时间的事实，但常规会议应该安排合理的时间以方便参与者。

黄金法则四：不要岔开话题。

大多数组织都至少有一个人总喜欢在会议期间讲故事。不论他是组织者还是参与者之一，所有会议参加者都有责任引导会议返回到实质性议程。不应因一个人的走题而牺牲所有人的时间，当然，这也是团队精神的重要元素。同时，讲故事可以是非常有用的，如果它是作为一个教学范例被使用的话。然而，如果会议明显跑题的话，还是需要有人将之引回正题。

黄金法则五：不要召开不必要的会议。

仔细评估需要多久举行一次常规会议。例如，如果你有日常员工会议，会议的效率如何？会议的频率还能低点吗？或者，也许会议能随便找个地方开几分钟就完事呢？员工会议是办公室沟通的重要的载体，但重要的是要找到有效利用时间和良好沟通的平衡。

黄金法则六：总结会议时要明确下一步计划及负责人。

如果会上做出任何决定（即使这个决定是“研究问题”）会议组织者都应该清楚地总结处下一步计划以及负责人。如果组织者未能做到这一点，那么参与者需要发言，要求澄清下一个步骤。这是至关重要的。如果会议结束，而没有负责人完成会议制定的计划，那么这次会议只是浪费大家的时间而已。

这些简单的规则能使会议更有效率。实施他们并不容易，因为他们需要准备和纪律，但是这样做可以使组织效率产生一个巨大的变化。

附录　酒店组织结构表（各部门职位名称）

酒店常见告示

公共区域 Public Area

公共区域请勿吸烟 Public Area No Smoking

观光电梯 Sightseeing Lift

洗手间 Toilet（Gentlemen/Ladies）

茶水房 Watering Room

灭火箱 Fire Extinguisher

安全出口 Exit

一区客房电梯 Guest Elevator to Block 1

二区客房电梯 Guest Elevator to Block 2

三区客房电梯 Guest Elevator to Block 3

一区客房 Guest Rooms in Block 1

二区客房 Guest Rooms in Block 2

三区客房 Guest Rooms in Block 3

总经理办公室 General Manager Office

副总经理办公室 Deputy General Manager Office

行政办公室 Executive Office

人力资源部 Human Resource De-partment

人力资源总监 Director of HR Dept.

应聘填表处 For Application

员工通道示意图 Employee Access Sketch Map

员工培训室 Staff Training Room

员工更衣室 Staff Locker Room

员工食堂 Staff Canteen

紧急救助室 First Aid Room

员工打卡处 punch card rack

财务部 Accounting Department

财务总监 Director of ACC Dept.

财务主管 Supervisor of ACC Dept.

出纳 Cashier

采购部 Purchasing Dept.

文具仓库 Stationery Storehouse

电脑部 EDP Office

程控机房 PABX Office

机房重地 engine room

非工作人员禁止入内 Do Not Enter Without Permission

前厅部 Front Office Department

酒店大堂 Hotel Lobby

大堂副理 Assistant Manager

接待 Reception

团队接待 Group Reception

结账 Settle Accounts

外币兑换 Foreign Currency

礼宾部 Concierge

问询 Information

行李寄存 Left Luggage

商务中心 Business Center

书店 Bookstore

鲜花店 Flower shop

商店 Shopping Area

精品店 Boutique

酒店平面示意图 Hotel Floor Plan

宾客意见箱 Guest Question Naire

公用电话 Public Phone

自动提款机 ATM

总机房 Operator

操作间 Operation Room

非工作人员禁止入内 on entry staff only

管家部 Housekeeping Department

行政管家 Executive Housekeeper

行政楼层 Executive Floor

商务会所 Business Club

无烟楼层 Non-Smoking Floor

网球场 Tennis court

台球室 Billiards

乒乓球室 Table Tennis

残疾人客房 Disabled Room

管道槽 Pipe

工作间 Working Room

布草间 Linen Room

盥洗间 Bath Room

储藏室 Storage room

餐饮部 Food & Beverage Department

餐饮总监 Director of F&B Dept.

中餐厅 Chinese Restaurant

西餐厅 Western Restaurant

大堂休息室 Lobby Lounge

咖啡厅 Café

送餐部 Room Service

品茶阁 Tea Pavilion

棋牌室 Chess Room

池畔吧 Poolside Bar

宴会厅 Banquet Hall

宴会单间 Banquet Private

衣帽间 Cloakroom

会议室 Conference Room

中式厨房 Chinese Kitchen

中式冷菜间 Chinese Cold Kitchen

鲍翅间 Abalone and Shark Fin Room

烧腊间 Chinese BBQ Room

中式点心房 Dim Sum Room

生料 Fresh Foods

半成品 Semi-Manufactured

肉食区 Meat Area

药材柜 Medicinal Materials

西厨房 Western Kitchen

西厨冷菜间 Western Cold Kitchen

西饼房 Pastry and Bakery

烘烤间 Baking Room

巧克力房 Chocalate Room

管事部 Steward

酒水仓库 Beverage Store

洗碗间 Dishwasher Room

消毒 Disinfecting

湿垃圾房 Wet Garbage Room

干垃圾房 Dry Garbage Room

市场拓展部 Sales & Marketing Department

美工室 Art Design

工程部 Engineering Department

工程部办公室 Engineering Office

维修室 Maintenance Room

电器维修间 Electricity Maintenance Room

配电房 Power Room

锅炉房 Boiler Room

木工房 Carpenter Room

保安部 Security Department

监控室 Surveillance Room

康体娱乐部 Entertainment Department

夜总会 Night Club

休闲中心 Leisure Center

室内游泳池 Indoor Swimming Pool

足疗中心 Foot Massage Center

桑拿浴 Sauna

按摩室 Massage

健身房 Gymnasium

美容美发 Barber

电子游戏厅 Games Center